Bilda och driva förening

Inför ett konstituerande möte (nybildningsmöte) behöver ni samlas och bestämma att ni ska bilda föreningen. Under det här mötet tar ni fram förslag på vilka stadgar föreningen ska ha och väjer en styrelse med ordförande, kassör, sekreterare och ledamöter.

När ni har förslag till stadgar klara och personer som är intresserade av att bli medlemmar kallar ni till det förta föreningsmötet. Det här är det konstituerande mötet då ni bildar den faktiska föreningen. På mötet ska de närvarande bestämma följande: Att bilda föreningen, att anta stadgarna och välja styrelse, revisorer och valberedning.

Det är många punkter på ett första möte i en nybildad förening. Nedan följer förslag på föredragningslista som ni kan utgå ifrån.

Exempel på föredragningslista:

1. Öppna mötet.
2. Räkna antalet närvarande medlemmar och notera siffran i protokollet. Detta kallas för röstlängd. Om flera närvarande på mötet inte är medlemmar men röstberättigade kan dessa få ett röstkort som ger dem rätt att rösta oavsett medlemskap.
3. Godkänn föredragningslistan.
4. Välj ordförande för mötet.
5. Välj sekreterare för mötet.
6. Välj två justerare och en rösträknare.
7. Besluta att bilda föreningen.
8. Besluta vad föreningen ska heta.
9. Besluta om stadgarna.
10. Besluta om medlemsavgift.
11. Välj ordförande.
12. Välj övriga ledamöter i styrelsen.
13. Välj revisorer.
14. Välj valberedning.
15. Besluta om vad föreningen ska göra.
16. Besluta om budget.
17. Övriga frågor.
18. Avsluta mötet.

När mötet är avslutat är föreningen bildad. Protokollen ska skrivas under av minst två personer, till exempel ordförande och sekreterare. Nu är föreningen en juridisk person och det finns en styrelse som har ansvaret för föreningen till och med föreningens nästa årsmöte.

När föreningen är bildad och har namn, stadgar och styrelse kan ni ansöka om ett organisationsnummer. Med ett organisationsnummer har föreningen rätt till att:

• Äga pengar och fastigheter
• Öppna plus- eller bankgiro
• Sluta avtal
• Anställda personal

Har ni startat en idrottsförening ansöker ni om organisationsnummer genom att registrera er hos Riksidrottsförbundet. Övriga föreningar ansöker hos Skatteverket.

Registrera föreningen hos Riksidrottsförbundet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Ansök om organisationsnummer hos Skatteverket Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

I föreningen finns det en valberedning som tar fram förslag på ledamöter till styrelsen och revisorer.

• Valberedningen ska i god tid innan årsmötet arbetat fram ett förslag på personer till fötroendeposter inom styrelsen inför kommande årsmöte
• Valberedningen ska ha pratat med samltiga nominerade för att se om de vill bli nominerade

Ordförande samordnar styrelsens arbete. Exempel på detta kan vara:

• Är mötesledare vid styrelsemötena.
• Ser till att de beslut som föreningen har fattat genomförs.
• Är ofta föreningens firmatecknare.
• Godkänner föreningens inbetalningar och utbetalningar.

Vice ordförande sköter ordförandens uppgifter när han eller hon inte själv kan närvara. I en del föreningar delar ordförande och vice ordförande de uppgifter som ordförande brukar ha.

• Har hand om föreningens post.
• Skriver styrelsens protokoll.
• Har hand om föreningens arkiv.
• Ansvarar tillsammans med ordförande för att medlemmarna kallas till olika möten.

• Ansvarar för föreningens ekonomi.
• Sköter föreningens inbetalningar och utbetalningar.
• Ansvarar tillsammans med ordförande för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in i tid till rätt myndighet.
• Ansvarar för föreningens bokföring. Sköter föreningens medlemsregister.
• Rapporterar regelbundet till styrelsen om föreningens ekonomiska situation.

De sakansvariga styrelseledamöterna har ansvar för var sitt verksamhetsområde (sakområde), till exempel studier, ungdomsfrågor, utbildning, kultur- och idrottsverksamhet.

De har också till uppgift att:

• Starta verksamhet inom sina sakområden.
• Förbereda ärenden som rör deras sakområden och berätta om dem (föredra dem) innan styrelsen eller ett föreningsmöte fattar beslut.

Revisorerna har ansvar för kontrollen inom föreningen. De är en länk mellan medlemmarna och styrelsen. Revisorernas uppgift är att granska att:

• Styrelsen följer föreningens stadgar.
• Styrelsen följer medlemsmötenas beslut.
• Räkenskaperna och bokföringen fungerar. Kontrollera att det finns kvitton på alla in- och utbetalningar och att summorna på kvittona skrivs in rätt i kassaboken. Kontrollera att kassörens bokslut och de ekonomiska rapporterna är korrekta.
• Föreningen inte bryter mot samhällets olika lagar och regler. Revisorerna ska lämna en skriftlig rapport om sin granskning av föreningen till årsmötet. Rapporterna kallas för revisionsberättelse.

Revisorerna bör under året granska räkenskaperna oavsett om det finns anledning att misstänka felaktigheter eller ej. I revisionsberättelsen skriver revisorerna in om det finns något att invända mot styrelsens arbete. De föreslår också om medlemmarna ska godkänna styrelsens arbete under det gångna året eller ej (bevilja ansvarsfrihet).

• Tilldelas ofta ordförande eller kassör, antingen tillsammans eller var för sej.
• Får skriva under avtal och ta ut pengar från föreningens konto

Föreningen består av medlemmar. Antingen fysiska personer men det kan även vara juridiska personer som andra föreningar.